Dokumentumkezelő modul

5 ÉRV A BEVEZETÉS MELLETT

• Minden dokumentum 1 másodperc alatt megkereshető
• A dokumentumok életciklus kezelése elektronikusan biztosított
• 7/24-ben elérhető minden dokumentum egy döntéshez
• Adatbiztonság, adatvédelem sokkal magasabb szintű, adatszivárgás jelentősen csökkenthető
• Digitális tárolással sokkal olcsóbb a belső működés támogatása

ÜZLETI ALKALMAZÁS TERÜLETEI

A modul sokrétű üzleti felhasználási lehetőséget rejt magában:

• A digitalizált dokumentum tárolással az egyes iratok, valamint hozzájuk kapcsolódó információk földrajzi kötöttségek nélkül elérhetőek, így azokkal kapcsolatos ügyviteli munka lokációtól függetlenül intézhető, átvehető, teljesíthető
• A digitalizált dokumentumok az ügyviteli folyamat során elektronikusan szerkeszthetőek, véglegesíthetőek az érintett szereplők által. Így biztosítható, hogy a produktum valamennyi szükséges szereplő által véleményezett, validált tartalmú dokumentum legyen (pl. szerződések, ajánlatok stb.) A feldolgozás egyes stádiumainak verziókövetése biztosított.
• Megfelelő logikai háló mentén a dokumentumok összekapcsolhatóak (pl. fődokumentum és mellékletei, hitelelőterjesztés kapcsolódó dokumentumai, ingatlanhoz kapcsolódó értékbecslések stb.), ezáltal biztosított, hogy az adott ügyviteli tevékenység feldolgozásához, szükséges döntések meghozatalához valamennyi információ rendelkezésre álljon az érintett szereplőknél.
• Amennyiben az adatbiztonság fontos, a digitális dokumentumkezelés értelemszerűen magasabb biztonsági szintet képvisel.

INTEGRÁLT TARTALOM

A rendszerben a digitális dokumentumokhoz űrlapok rendelhetők, melyek meghatározzák azok metaadatait, ami alapján visszakereshetők és könnyen megtalálhatók lesznek.

A rendszer felépítése során integráltan támogatott:

• Dokumentumok közötti logikai kapcsolatok felépítése
• Dokumentumok digitális aláírása
• Dokumentumok folyamatokhoz rendelése
• Dokumentumok folyamati és egyedi jogosultsághoz kötése
• Digitális dokumentumok más rendszerekbe átadása
• MS Word rendszeren belül digitális szerkesztése, natív felületbe épített megnyitása
• MS Word és MS Excel sablonok digitális kitöltése
• Bármely dokumentum típus tárolása
• Többféle dokumentum csatolása

TÖBBFÉLE DOKUMENTUMRÖGZÍTÉS MÓDSZERTAN

A többféle dokumentumrögzítés módszertan lényege, hogy minden forrásból egyszerűen csatolhatók legyenek a digitális és papíralapú anyagok:

• Egyedi és gyors dokumentumrögzítés fájl szerverről
• Tömeges és egyedi csatolás fájl szerverről, adatrögzítés
• Egyedi és gyors csatolás twain szkenner támogatással
• Tömeges digitalizálás vonalkóddal
• Egyedi és tömeges dokumentum csatolás service-ek segítségével
• Többféle e-mail csatolás
• E-mail szöveg gyorscsatolása közvetlenül MS Outlookból

A MODUL ELŐNYEI

Különböző dokumentumtípusok kezelése

• A rendszer az adott dokumentumtípusnak megfelelő metaadatok rögzítését kínálja fel és tárolja
• A modul specializációi elősegítik, hogy minden típushoz csak a szükséges metaadatokat tudja a felhasználó megadni, és ezek a megfelelő jóváhagyási folyamatba kerüljenek rögzítésre
• A metaadatok, a dokumentumtípusok száma és értéke bővíthető
• A dokumentumtípusokhoz egyedi Workflow és egyedi ügykezelés rendelhető

Dokumentumok verziókezelése

• A dokumentum tartalmának módosítása esetén új verzió jön létre, amit a rendszer az összes szükséges metaadattal kezel
• A dokumentum tulajdonságaiban alkalmazott változtatás esetén nem kerül mentésre új verzió

Különböző fájlformátumok kezelése

• Különféle formátumok megkülönböztetése, tárolása, megnyitása
• Különböző fájlformátumokban tárolt dokumentum-verzióik kezelése, befogadás service bus-on keresztüli, visszafelé szolgáltatás más rendszerek felé
• A formátumokhoz tartozó leíró adatokat tárolja, melyek dokumentumtípusonként különbözőek lehetnek
• Nincs technikai korlátozás kiterjesztésben, méretben
• A legjellemzőbb fájlformátumok támogatottak